概述
保留周期
设置保留段时,应把记录中的四大值计为:
- 行政-你办公室需要这些记录多久做你的工作?咨询记录创建者
- 财税审计需要记录吗?咨询财政官或审计局
- 法律-记录记录有权利或义务吗?咨询你的法律顾问
- 历史记录包含人和地点的重要信息吗?国家档案馆审查您的处置表 以此值为历史社会评审代理
保留周期以三种方式之一确定和表达:
- 时间方面(例如保留3年或永久保留)
- 事件或行为方面(例如,“保留直到审计报告由国家审计师发布'或“保留到案件结案')。
- 或保留3年后结案
- 可分解保留期:“保留办公5年,然后保留存储区5年以上,然后销毁。”
推荐记录保留期来.使用这些保留期前,必须先提交记录委员会、国家档案馆和国家审计师签名也可以通过请求保留时间表副本或请求帮助了解类似政府正在做些什么www.clxprints.com俄亥俄地方政府Listserv.
RC表单
RC-1表用于不再创建或维护的过期记录单时处理举个例子 内战期间 贵政府可能向士兵发奖由于贵政府不再创建这些记录,所以没有必要将其列入保留调度表(RC-2表)。但是,如果你想处置这些记录,它仍需要文档化,RC-1表格使用得当。一次性处置过期记录(RC-1)经国家档案-LGRP审核并获国家审计师批准后,不再需要在处置前寄送RC-3
RC-2表格保留调度RC-2命令记录序列保留多久保留时间表允许持续销毁合格记录2011年9月29日后提交表时,国家档案-LGRP在RC-2上表示哪些记录需要RC-3请列入对RC-2表格中每一记录序列的简单描述,以便我们可以更准确地确定哪些记录序列需要RC-3表格RC-3表单仅需要国家档案-LGRP表显示记录序列表示本地记录委员会 继续记录内部记录序列我们还建议你永久保留记录处置
RC-1和RC-2表先由记录委员会签名,后提交国家档案馆-经国家档案馆审核签名后,寄交国家审计局审核签名www.clxprints.com俄亥俄州修订代码允许国家档案60天审查,国家代表审计师60天授权表国家审计师完成审核后,表格发回国家档案馆,扫描表格并发回地方政府邮箱或邮箱
RC-3表格为RC-2表格识别记录处理证书表格不需要记录委员会签名,但地方政府可能要求通知记录处置证书是记录处置官方记录遵从ORC科149.31需要避免不当处置随同通路下院议案153由129大会签署,如果记录保留调度表(RC-2)在2011年9月29日后由本地记录委员会签名,则仅国家档案LGRP表显示记录序列时需要记录证书处理表记录序列表示需要RC-3或贵方RC-2于2011年9月29日或之前签名,则在销毁记录前需要RC-3地方政府记录程序有15个工作日审查RC-3
国家档案LGRP处理超过50年记录时,请联系国家档案LGRP,即使RC-2不需要RC-3记录年限并非决定历史价值的唯一因素,但一般而言,50岁或50岁以上的记录更有可能具有历史价值。表示本地记录委员会 继续记录内部记录序列
记录使用RC-3处理前,国家档案和国家审计局必须完成RC-2审查请求等待提交RC-3 后再接收签名RC-2 。所有表都可查找来.
保留表建议
办事处保留时间表应该按照办事处创建记录创建手册中记录保留期推荐仅保留段本地记录委可批准其他保留段RC-2表格用于提交您的保留调度表RC-1和RC-3用于处理请求
保留期有效前需要通过国家档案馆提交记录保留表,并使用RC-2表RC-2应由本地负责官员和地方记录委员会主席、国家档案馆和国家审计局签名
